Il coordinatore è responsabile di assicurare che tutti i documenti pertinenti siano aggiornati durante l’esecuzione della fase. Ciò include disegni, procedure operative, manuali tecnici e altri documenti necessari per garantire il corretto funzionamento del progetto. Per assicurare la qualità e la conformità a qualsiasi standard applicabile, è importante che il coordinatore verifichi periodicamente lo stato degli aggiornamenti documentali nel caso in cui sia necessario apportare modifiche al materiale esistente. Inoltre, verificando regolarmente le informazioni sugli aggiornamenti documentali si può identificare più velocemente eventuali problema relativamente al progetto stesso.
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